Il Garante per la Privacy interviene con una stretta definitiva su una pratica tanto diffusa quanto pericolosa nelle strutture ricettive: albergatori e gestori di B&B non possono più conservare copie o foto dei documenti d’identità degli ospiti. Con un recente chiarimento normativo, l’Autorità ha stabilito l’obbligo di cancellare o distruggere immediatamente qualsiasi riproduzione (digitale o cartacea) non appena i dati vengono trasmessi alle autorità di Pubblica Sicurezza tramite il portale Alloggiati Web. Pratiche comuni come fotografare le carte d’identità con lo smartphone o inviarle via WhatsApp violano i principi del GDPR (minimizzazione e sicurezza) ed espongono a gravi sanzioni per data breach e furti d’identità. L’unica traccia consentita a norma di legge è la ricevuta di trasmissione, che può essere conservata per cinque anni esclusivamente dal Ministero dell’Interno.
Cosa leggere
Il Garante privacy impone la cancellazione immediata dei documenti degli ospiti
Il Garante privacy ha chiarito che, una volta completata la comunicazione obbligatoria al sistema Alloggiati Web, i gestori di strutture ricettive devono eliminare immediatamente ogni copia dei documenti raccolti. La base giuridica del trattamento resta l’obbligo legale previsto dall’articolo 6 del GDPR, ma si esaurisce con la trasmissione dei dati alle autorità di pubblica sicurezza. Qualsiasi conservazione successiva diventa quindi illecita. Il provvedimento rafforza i principi di minimizzazione e limitazione della conservazione, riducendo il rischio di accessi non autorizzati, furti di identità e violazioni dei dati personali.
Stop a foto con smartphone e invio documenti via WhatsApp
Il Garante interviene anche sulle pratiche operative più diffuse nel settore, come fotografare i documenti con smartphone o inviarli tramite applicazioni di messaggistica. Queste modalità, spesso utilizzate per comodità, aumentano il rischio di esposizione dei dati personali e non garantiscono adeguati livelli di sicurezza. Il provvedimento vieta esplicitamente queste pratiche, imponendo ai titolari del trattamento di adottare misure tecniche e organizzative adeguate. Il personale delle strutture deve essere formato per gestire correttamente i dati e prevenire comportamenti che possano generare data breach o accessi illeciti.
Solo la ricevuta Alloggiati Web può essere conservata
L’unica eccezione riguarda la ricevuta della trasmissione generata da Alloggiati Web, che può essere conservata esclusivamente dal Ministero dell’Interno per un periodo di cinque anni. Le strutture ricettive non devono trattenere alcuna copia aggiuntiva dei documenti degli ospiti. Questo chiarimento elimina ogni ambiguità interpretativa e impone una gestione più rigorosa dei dati personali. Il principio è chiaro: raccogliere solo ciò che serve, trasmetterlo alle autorità competenti e cancellarlo subito dopo.
Obblighi operativi per alberghi, B&B e strutture ricettive
Le strutture ricettive devono adeguare rapidamente le proprie procedure interne per rispettare le nuove indicazioni del Garante. È necessario aggiornare le policy di trattamento dati, formare il personale e informare gli ospiti sulle modalità di gestione delle informazioni personali. Inoltre, i rapporti con fornitori esterni devono essere regolati secondo l’articolo 28 del GDPR, garantendo che anche i responsabili del trattamento rispettino il divieto di conservazione. Questo implica controlli più stringenti e una maggiore attenzione alla sicurezza dei sistemi utilizzati per la gestione delle prenotazioni e dell’accoglienza.
Rischi e sanzioni per chi non si adegua alle nuove regole
Il mancato rispetto delle indicazioni del Garante privacy espone gli operatori del settore turistico a sanzioni amministrative e responsabilità civili. In caso di violazione dei dati personali, scatta l’obbligo di notifica entro 72 ore e, nei casi più gravi, la comunicazione agli interessati. Le copie non autorizzate dei documenti rappresentano un rischio elevato perché contengono informazioni sensibili facilmente utilizzabili per frodi e furti di identità. Il provvedimento mira proprio a ridurre questa superficie di rischio, imponendo una gestione più rigorosa e conforme alle normative europee.
Impatto sul settore turistico e adeguamento alle norme GDPR
Il chiarimento arriva in una fase di forte ripresa del turismo e impone un cambiamento operativo per migliaia di strutture in Italia. Gli albergatori devono abbandonare pratiche consolidate ma non conformi e adottare procedure più sicure e trasparenti. L’intervento del Garante contribuisce ad allineare il settore agli standard europei di protezione dei dati, rafforzando la fiducia degli utenti e migliorando la sicurezza complessiva del sistema. La gestione corretta dei dati personali diventa così un elemento centrale non solo per la conformità normativa, ma anche per la reputazione delle strutture ricettive.
Il Garante rafforza la tutela dei dati personali nel turismo
Con questo intervento, il Garante per la protezione dei dati personali ribadisce il proprio ruolo nel garantire l’applicazione del GDPR anche nei contesti operativi quotidiani. Il settore turistico, che gestisce ogni anno dati di milioni di persone, diventa un ambito prioritario per la tutela della privacy. La cancellazione immediata dei documenti rappresenta una misura concreta per ridurre i rischi e migliorare la sicurezza. Le strutture devono ora dimostrare di essere in grado di gestire i dati in modo responsabile, trasparente e conforme alla normativa vigente.
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