Dopo un’anteprima dell’anno scorso, Google ha ora reso disponibile una funzione di firma elettronica in Docs e Drive per i clienti di Workspace Individual. Questa funzione sarà presto disponibile anche per determinati livelli di Workspace.
Dettagli sulla funzione di firma elettronica
La funzione di firma elettronica permette di “firmare un contratto ufficiale direttamente da Google Drive senza dover cambiare app o schede”. Allo stesso tempo, offre la possibilità di richiedere firme trascinando e rilasciando campi (fino a 200) in un documento. Questo include anche nome, iniziali e data di firma. Google genererà quindi un file PDF bloccato e lo invierà ai destinatari specificati. Gli utenti avranno la capacità di monitorare lo stato delle richieste di firma elettronica. Una volta completato, un PDF firmato viene “aggiunto separatamente all’unità del firmatario e inviato come allegato e-mail sia al richiedente che al firmatario”.
Attualmente, eSignature per Docs è disponibile in open beta (senza registrazione aggiuntiva) per gli utenti di Google Workspace Individual. È rivolto a “solopreneurs e piccole imprese” che necessitano di un modo semplice per monitorare “contratti, accordi con i clienti e altri documenti vincolanti”. Nei prossimi giorni, i seguenti livelli di Workspace potranno aderire alla beta: Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus e clienti Nonprofits. eSignature verrà lanciato insieme ai layout di posta elettronica personalizzati in Gmail, in un’espansione delle funzionalità delle campagne e-mail.
Funzionalità future per eSignatures
Guardando al futuro, Google sta lavorando per aggiungere le seguenti funzionalità a eSignatures:
- “Multi-signer: la capacità di richiedere una firma da più di un utente”.
- “Utenti non-Gmail: la capacità di richiedere una firma elettronica da utenti non-Gmail”.
- “Iniziazione eSignature su PDF: la capacità di avviare una firma elettronica su file PDF memorizzati in Drive”.
- “Audit trail: tutti i contratti completati conterranno automaticamente un rapporto di audit trail”.